Trong thời gian vừa qua có quá nhiều vấn đề liên quan đến COE, vậy COE là gì? Và tầm quan trọng của nó như thế nào trong quá trình làm hồ sơ đi du học Nhật Bản. Tất cả sẽ được Du học KEY EDU giải đáp chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây.
1. COE là gì?
COE là viết tắt của từ tiếng Anh “Certificate Of Eligibility” có nghĩa là giấy chứng nhận tư cách lưu trú, được cấp bởi Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản. Hay nói cách khác, COE là tấm thẻ xanh xác nhận về tư cách lưu trú hợp pháp của bạn tại Nhật Bản.
Chính vì thế COE có tầm quan trọng rất lớn, và là giấy tờ bắt buộc khi bạn dự định sang Nhật lưu trú trong khoảng thời gian trên 3 tháng.
Như vậy có nghĩa là, đối với các bạn đang làm hồ sơ đi du học Nhật Bản thì COE chính là chìa khóa quan trọng nhất giúp bạn mở ra cánh cửa bước chân vào xứ sở hoa anh đào để có thể sinh sống, học tập và sinh hoạt hợp pháp tại Nhật Bản.
Vậy điều kiện để xin COE là gì? Để có thể xin được COE, bạn cần đáp ứng những điều kiện dưới đây:
- Khả năng tài chính tốt, người bảo lãnh chứng minh được thu nhập ổn định, đủ để lo cho du học sinh trong quá trình đi du học
- Kết quả học tập tốt
- Có nguyện vọng và mong muốn đi du học Nhật Bản để phát triển tương lai
- Có kế hoạch học tập rõ ràng, khoa học sau khi nhập học tại Nhật Bản
2. Phân biệt COE và Visa
Nhiều bạn muốn du học Nhật Bản vẫn thường nhầm lẫn COE và VISA là giống nhau, hoặc chỉ cần xin được COE thì không cần VISA nữa. Tuy nhiên điều này là hoàn toàn không chính xác, bởi vì:
- Thứ nhất, COE là do Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp còn VISA là do Đại sứ quán/Lãnh sự quán cấp.
- Thứ hai, COE cho phép người nước ngoài ở lại Nhật một cách hợp pháp trong một khoảng thời gian nhất định, còn VISA cho phép người nước ngoài được nhập và xuất cảnh vào Nhật Bản trong một thời gian nào đó.
- Thứ ba người lao động và du học sinh cần cả 2 loại trên, theo trình tự thì bạn phải xin COE (giấy xác nhận tư cách lưu trú) trước rồi nộp hồ sơ lên Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam để xin Visa.
Lưu ý: Sau khi có kết quả COE, du học sinh cần hoàn thiện ngay các khoản phí đóng cho trường Nhật ngữ (tiền học phí, tiền ký túc xá, phí dịch vụ) theo hóa đơn thông báo, vào tài khoản của trường. Để nhà trường kịp gửi các giấy tờ gốc về cho các bạn làm thủ tục xin VISA tại Việt Nam.
3. Những ai được cấp tư cách lưu trú COE
Những trường hợp nào cần sử dụng COE – Giấy chứng nhận tư cách lưu trú? Đó là các trường hợp dưới đây:
- Du học sinh;
- Người nước ngoài sang Nhật làm việc;
- Người nước ngoài định cư lâu dài tại Nhật Bản.
Đây là loại giấy tờ cần thiết cho những trường hợp ở lại Nhật trên 3 tháng. Vì thế, những trường hợp đến Nhật Bản ngắn hạn như du lịch, thăm người thân… sẽ không cần giấy COE.
4. Quy trình xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú
Để có thể có được giấy chứng nhận COE trong tay, sẽ có một trình tự nhất định như sau:
Bước 1: Nộp đầy đủ các loại giấy tờ hồ sơ cần thiết cho cục xuất nhập cảnh
Bước 2: Cục xuất nhập cảnh sẽ cấp giấy chứng nhận hợp pháp nếu hồ sơ của bạn đủ tiêu chuẩn
Bước 3: Xin thị thực (Visa) thích hợp
Bước 4: Thông báo kết quả đến người đăng ký cấp COE
Đối với du học sinh thì sẽ được trung tâm du học làm thủ tục xin COE. Với thực tập sinh, điều dưỡng viên và kỹ sư sẽ do công ty phái cử hoặc công ty tiếp nhận hỗ trợ và hướng dẫn làm thủ tục.
5. Thời gian xin tư cách lưu trú mất bao lâu?
Thời gian xin tư cách lưu trú Nhật Bản (COE) khoảng từ 2 đến 3 tháng tính từ ngày công ty tiếp nhận và nộp hồ sơ lên Cục Xuất Nhập Cảnh. Đối với VISA theo diện lưu trú này thì thời hạn lưu trú kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm, và cứ sau 1 năm sẽ phải làm thủ tục để gia hạn lại một lần.
5.1. Xin tư cách lưu trú mới
- Đối với Du học sinh: Thời gian tính từ khi nộp hồ sơ lên cục xuất nhập cảnh và thời gian đợi thông báo sẽ mất khoảng 2 đến 3 tháng
- Đối với Tu nghiệp sinh, thực tập sinh, kỹ sư: Với trường hợp này việc hoàn thiện hồ sơ và nộp lên cục xuất nhập cảnh sẽ do công ty và nghiệp đoàn tiếp nhận bạn đi Nhật tiến hành làm thủ tục. Thời gian hiệu lực của Visa kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm, khi hết visa phải tiến hành gia hạn tiếp
Xin tư cách lưu trú mới bạn sẽ không mất phí nộp cho Cục Xuất Nhập Cảnh
5.2. Gia hạn tư cách lưu trú
Đối với những bạn đi sang Nhật theo diện du học sinh, lao động phổ thông, với thời hạn kéo dài từ 1 năm trở lên sẽ phải tiến hành gia hạn Visa để có thể tiếp tục ở lại Nhật làm việc và học tập. Mỗi diện lưu trú sẽ có thời hạn khác nhau:
- Du học sinh là 1 năm 3 tháng
- Thực tập sinh tư cách lưu trú thường là 6 tháng
- Diện kỹ sư là 1 năm…
Khi hết hạn bạn cần phải gia hạn visa để tiếp tục học tập và làm việc tại Nhật. Nếu không gia hạn bạn sẽ bị trục xuất về nước. Chi phí gia hạn nộp cho cục Xuất Nhập Cảnh khoảng :4000 yên. Sau 15 ngày đến 1 tháng bạn sẽ nhận được thông báo kết quả từ phía Cục Xuất Nhập Cảnh
5.3. Chuyển đổi tư cách lưu trú
Những bạn du học sinh đã hoàn thành khóa học và muốn chuyển sang dạng tư cách của người đi làm, hoặc kết hôn với người Nhật và chuyển sang dạng gia đình: Chi phí đổi tư cách lưu trú: 4000 yên. Trong thời gian lưu trú tại Nhật, nếu người nước ngoài muốn thay đổi mục đích lưu trú sẽ cần phải làm thủ tục để thay đổi Tư cách lưu trú phù hợp với mục đích lưu trú mới.
6. Một số nguyên nhân dẫn đến trượt COE và lưu ý
Bạn lưu ý rằng, không phải ai khi nộp hồ sơ xét duyệt tư cách lưu trú đều được Đại sứ quán thông qua. Căn cứ vào sự chính xác trong hồ sơ gửi lên, Đại sứ quán có quyền kiểm tra, đối chiếu và quyết định cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú cho đối tượng nào. Dưới đây là một số lý do dẫn đến trượt COE thường gặp:
6.1. Thông tin hồ sơ không chính xác, làm giả giấy tờ
Những thông tin giấy tờ không có sự trùng khớp, nhất là một số loại giấy tờ pháp lý như giấy khai sinh, chứng minh thư, sổ hộ khẩu… Những lỗi sai này dù bạn cố tình hay vô ý thì khả năng xin được COE sẽ giảm đi rất nhiều.
Bởi COE là tờ giấy giúp bạn được sinh sống tại Nhật hợp pháp, do đó, bạn phải thật trung thực và cẩn thận, đảm bảo tính chính xác 100%. Những trường hợp làm giấy tờ giả nếu bị phát hiện sẽ bị cấm COE vĩnh viễn
6.2. Lỗi trượt COE liên quan đến người bảo lãnh
Đối với bạn du học sinh, phần chứng minh tài chính rất quan trọng, điều này thể hiện bạn có đủ khả năng chi trả cho những khoản học phí, phí sinh hoạt tại Nhật trong suốt những năm tháng học tập hay không. Lỗi giấy tờ chứng minh tài chính không rõ ràng, không có đủ bằng chứng chứng minh khả năng chi trả học phí hay không có lý do chính đáng để hoàn trả học phí cho người được bảo lãnh.
6.3. Trượt COE có xin lại được không?
Trong trường hợp bị trượt tư cách lưu trú, bạn vẫn có thể xin lại được. Tuy nhiên, lúc này sẽ khó khăn hơn, vì hồ sơ của bạn đã bị “ghim” lại, nên khâu xét duyệt sẽ chặt chẽ hơn rất nhiều.
Để việc xin COE được thuận lợi hơn, bạn hãy rút kinh nghiệm từ lần trước và kiểm tra thật kỹ thông tin ghi trong hồ sơ, công chứng hết tất cả các giấy tờ cần thiết, trình bày sạch sẽ,… để người kiểm duyệt dễ đọc.
- Cần chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ đầy đủ, so sánh, đối chiếu chính xác thông tin và thông số. Tuyệt đối không sử dụng giấy tờ giả;
- Chọn trường học và ngành học phù hợp, có định hướng lộ trình rõ ràng;
- Tìm hiểu và chọn lựa công ty tư vấn cũng như công ty xuất khẩu lao động uy tín;
- Chủ động hoàn thiện và nộp hồ sơ sớm để có thêm thời gian giải quyết vấn đề phát sinh và có sự chuẩn bị kỹ càng các giấy tờ còn thiếu sót để đảm bảo khả năng đỗ COE cao nhất.
Trên đây là chia sẻ của KEY EDU về những câu hỏi liên quan đến COE là gì? và sự khác nhau sự COE và Visa Nhật Bản là gì. Hy vọng bài viết trên sẽ mang lại cho các bạn những thông tin hữu ích. Có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến du học Nhật Bản, các bạn vui lòng liên hệ với KEY EDU để được tư vấn miễn phí một cách chi tiết nhất.
